Com o advento da tecnologia, de uma forma em geral, se torna cada vez mais complexo entender o porquê de algumas práticas retrógradas ainda serem utilizadas. Isso é exemplificado com a questão da presença de documentos físicos, que representa uma prática retrógrada e muito menos segura que a utilização de um documento digital.
Muitas das pessoas e empresas acabam optando pela utilização de documentos físicos com o pretexto de que estes são invioláveis e não são possíveis de serem adulterados. Isso não passa de uma falácia, afinal um documento físico pode ter assinaturas feitas por qualquer pessoa que tenha um bom domínio de caligrafia, algo que já se é ensinado em diversos vídeos presentes no Youtube e não necessariamente pelo “dono daquela assinatura”.
Já o documento digital, muito se fala sobre a possibilidade de edição por se tratar muitas vezes de um arquivo disponibilizado em formato PDF, mas a realidade é que qualquer alteração feita fica sinalizada, a modo de que seja sinalizada a tentativa de manipulação ou fraude deste. Por isso, é indiscutível a questão de que o físico é mais seguro que digital, por que claramente não é, afinal o último traz muito mais segurança pelos fatores já indicados.
Documento digital e documento digitalizado
Documento digital é a nomenclatura dada a documentos que são emitidos e validados por meio da internet ou de um arquivo. Normalmente, existe a possibilidade de se imprimir um documento digital, transformando ele em um documento físico, mas que tem a sua validação feita a partir de uma certificação online, ou algo similar. Um documento digitalizado é sempre oriundo de um documento físico. Uma vez que este se torna digitalizado, o poder de manipulação e fraudes aumenta consideravelmente, em relação a um documento exclusivamente físico. Isso se dá pelo fato de que além da possibilidade de fraude e manipulação através da falsificação de assinaturas, se acrescenta a possibilidade de edição daquela imagem, e isso não será sinalizado, pois não se trata de um documento digital.
Documento digital é seguro?
O documento digital é definitivamente a opção mais viável e segura, tanto para as empresas, quanto para as pessoas que o adotam. Isso se dá pelo fato de que, além de você não conseguir perder o documento e outra pessoa achar e se passar por você, tem uma série de processos para a validação de um documento digital. Dentre eles, estão a assinatura digital e a validação que passam por um processo de criptografia que faz com que seja muito mais seguro. Além do mais, um documento digital tem sempre uma certificação digital, que é uma forma segura e rápida de checagem e validação documento digital.
Quais as vantagens do documento digital?
1. Baixo-Custo
O custo de produção de um documento digital não precisa levar em conta o custo dos insumos, pois ele será físico. Desse modo, os custos com a emissão desses documentos tendem a cair de forma significativa, como o visto na pesquisa da Gartner, que constatou que empresas como a Crefisa, ao adotar uma política com a utilização do documento digital, reduziram em até 64% os gastos, em comparação a quando se utilizava os físicos.
2. Segurança
Além do fato de ser impossível de furtar, as diversas formas de verificação e validação fazem com que na grande maioria dos casos esses documentos não consigam ser fraudados, manipulados e até mesmo copiados. Esse fator, vai garantir a originalidade do documento digital, juntamente com os certificados digitais. Fora que o sistema de assinaturas digitais conta com uma criptografia de ponta, o que impede qualquer tipo de “vazamento”.
3. Portabilidade
O documento digital está sempre na palma da mão, já que com um simples smartphone, tablet ou computador é possível acessar esse documento.
4. Preocupação Ambiental
É notório que diversos documentos hoje impressos têm a sua validade e há a necessidade de renovação. Desse modo, quando se faz uma renovação de um documento físico, o antigo perde sua validade e vira apenas um pedaço de papel que vai ser descartado. Já com um documento digital, mesmo que seja necessário uma renovação, nenhum lixo físico será produzido, e essa preocupação ambiental é mais uma das vantagens.
5. Durabilidade
Outro fator relevante é o fato de o documento digital, por não ser algo físico, ele não vai se desgastar com o tempo, e não vai demandar renovações constantes por conta disso, o que também implicará na redução de custos.
Assinatura digital e validação
A assinatura digital, nada mais é, que uma ferramenta de verificação de autenticidade de certo documento e vai ser como assinar documento digital. Essa assinatura funciona em conjunto com um certificado digital, e de forma criptografada, essa vai se utilizar das “chaves” do certificado digital, para fazer a validação deste documento, identificando as assinaturas nele presentes, protegendo as informações e garantindo a validade jurídica.
Inviolabilidade de assinatura
Apesar de todas as diferenças apontadas, a diferença mais crucial é acerca da inviolabilidade da assinatura, uma vez que a assinatura física é produzida por uma pessoa, mas nada impede que outras pessoas a repliquem futuramente, já que é apenas uma questão de caligrafia. Já a assinatura digital, para que ela seja autenticada basta mais que apenas uma boa caligrafia, como por exemplo senhas, biometria, reconhecimento por ip e diversos outros fatores que tornam essa assinatura praticamente impossível de ser replicada por alguém, que não o dono dela.
Desvantagens do documento físico
- Custo alto e necessidade de renovação constante;
- Pouco seguro e muito fácil de ser replicado;
- Desgasta-se com o tempo;
- É necessário que você tenha ele presente a todo momento.
Enfim, é evidente a eficácia e as vantagens de adotar uma política com documentos digitais para a sua empresa, ou até mesmo para você que precisa assinar alguns documentos todos os meses. Abandone as práticas obsoletas de utilizar assinaturas e documentos físicos, e venha para o digital. Acesse DocSales e conheça o eSign as a Service e torne toda aquela velha papelada, em documento digital, moderno e muito mais seguro.
