Nos últimos meses, principalmente com a pandemia somada à tendência de informatização de muitas tarefas que efetuamos, muitas coisas passaram a ser feitas de forma essencialmente digital. Com a quarentena e o isolamento, que nos impediram de resolver problemas pessoalmente, até coisas que não sabíamos que era possível passaram a ser resolvidas com a tecnologia. Além da aula, do trabalho e das ligações, outra tarefa que já era uma tendência para se tornar digital, a partir de 2020 conquistou esse espaço e tem conquistado cada vez mais empresas que desejam reduzir o trabalho na assinatura de documentos, permitindo a assinatura digitalizada.
Que a assinatura digital é uma super facilitadora em nossas vidas nós já sabemos. Mas, ainda existem muitas questões nesse universo da digitalização de assinaturas em documentos que podem nos gerar dúvidas. Por isso, a DocSales está aqui para responder às principais perguntas em relação à assinatura digital, por exemplo: Como fazer assinatura digitalizada? Quais as diferenças entre assinatura digital e assinatura digitalizada? Elas têm vantagens ou diferenças jurídicas?
O que é assinatura digitalizada?
Apesar dos nomes parecidos, e que podem causar muita confusão, assinatura digitalizada e assinatura digital são coisas muito diferentes, principalmente em seu processo e na segurança que dão para as pessoas que recorrem a essa parte mais informatizada para assinar um documento digital.
A assinatura digitalizada é conhecida por aquele processo que tem o mesmo nome na impressora: digitalizar, que é o ato de tornar algo físico em digital por meio do procedimento da impressora. Nesse caso, ao precisar assinar um documento digital, é comum que você o imprima, assine manualmente e escaneie com o scanner da impressora para tornar esse documento digital. Ao terminar esse procedimento, o documento é enviado para outra pessoa e ela fará o mesmo procedimento. Assim, temos uma assinatura digitalizada.
Esse processo de assinatura digitalizada é aparentemente simples, no entanto, não o é realmente, até mesmo porque imprimir, assinar e digitalizar assinatura em um documento diversas vezes não é uma tarefa necessariamente simples, mas dizemos que é porque nos acostumamos a ela. Mas e se disséssemos a você que existe uma outra maneira de inserir assinaturas em documentos digitais, que é mais fácil e mais segura que a assinatura digitalizada?
O que é assinatura digital?
A forma alternativa de inserir assinaturas em meios digitais é justamente a chamada assinatura digital. Para sabermos as principais diferenças entre assinatura digital e assinatura digitalizada não podemos de forma alguma esquecer que a assinatura digitalizada não existe no meio digital, ela é escrita manualmente e pelo processo de digitalização é transformada para estar no documento, que está no meio digital.
Principais diferenças
Considerando o que já vimos até aqui, fica mais fácil de entender que a assinatura digital é exatamente o oposto da assinatura digitalizada. A assinatura digital de fato existe no meio digital, e não precisa de nenhum procedimento, como a digitalização pelo scanner da impressora, para ser inserida no documento.
A natureza da assinatura digital é o próprio ambiente digital. Ela existe de acordo com regulamentos de acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Nessas regulamentações, o ITI (abreviação do nome do Instituto) exige um certificado que comprove a veracidade dessa assinatura digital. Ou seja, a assinatura digital permite muito mais segurança que a assinatura digitalizada e é possível verificar isso com o próprio procedimento para obter esses dois tipos de assinaturas.
Vantagens da assinatura digital
Assim como vimos, exige-se um certificado para comprovar a veracidade da assinatura digital. Outro nível de segurança que a assinatura digital nos dá é saber que ela funciona por meio de criptografia, que pode ser basicamente explicada como uma chave, como uma senha, que protege seus dados, senhas, e assinaturas digitais no ambiente digital.
Além da segurança, há as questões de otimização do tempo e papel, o que colabora com o meio ambiente e a preservação.
Questões jurídicas
Se você ainda ficou com o pé atrás em alguma questão sobre os benefícios de começar a usar a assinatura digital nos documentos da sua empresa, esse é o momento de você mudar de ideia!
Em 2019, o Tribunal Superior do Trabalho, que é uma instância do poder judiciário que julga questões sobre o direito do trabalho no Brasil, reconheceu que a assinatura digitalizada não possui valor jurídico como a assinatura digital, permitida pelo certificado com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e protegida por meio de marcas criptográficas.
Isso acontece pela facilidade de fraude que pode ocorrer em documentos digitais com assinaturas digitalizadas, uma vez que qualquer pessoa pode novamente escanear o documento e adicionar sua própria assinatura.
Como inserir assinatura em documentos digitais?
Como dissemos, nem sempre é viável que todas as partes estejam presentes quando se é necessário fazer a assinatura de um documento. A pandemia e a impossibilidade de encontros presenciais causaram essa problemática, mas diante dela, a DocSales aprimorou seu trabalho para criar a solução.
Veja nossas ferramentas de assinatura digital disponíveis para você que gostaria de facilitar o procedimento de assinaturas de documentos em sua empresa ou até mesmo se você é um profissional liberal.
Assinatura Digital: eSing
A nossa ferramenta eSing atende um público muito amplo, como contadores, empresas de educação (faculdades e cursos), advogados, profissionais da área de Recursos Humanos e até mesmo diversas outras áreas.
Neste caso, nossa equipe de design cria e personaliza seus modelos usando sua marca, logotipo, cores, tipografia e imagens. Fazemos tudo isso para que você tenha sua assinatura digital e facilite todo o processo de documentos em seu trabalho!
Assinatura Digital DocGen
Já a nossa ferramenta chamada DocGen é especializada para times comerciais com CRM e automação de vendas. O DocGen é um diferencial de mercado com proposta única de valor.
Esperamos que tenha entendido a importância da assinatura digital e como ela pode ser um diferencial muito grande na rotina da sua empresa, além claro, de oferecer segurança! Se você está em dúvida sobre qual é a melhor ferramenta que a DocSales pode oferecer para você, entre em contato conosco! Será um prazer te ajudar a revolucionar a assinatura – com a assinatura digitalizada – de documentos da sua empresa!
