A tecnologia é uma área que quanto mais evolui, mais transforma o modo como as pessoas se relacionam e, consequentemente, o funcionamento do mercado. As empresas passaram a ter a necessidade de se adaptar, o que afetou até na maneira na qual os profissionais realizavam as suas tarefas. O encontro de um novo jeito de lidar com os funcionários se tornou inevitável, por isso, os responsáveis por Recursos Humanos (RH) precisaram se atualizar ao modernizar seus processos e atividades, um exemplo disso é a implementação da assinatura de contrato digital.
O que são contratos digitais?
O conceito de contrato nada mais é do que uma declaração de vontade a qual registra informações e dados sobre os envolvidos na negociação – que não podem ser alterados. Dessa forma, as assinaturas se tornam indispensáveis pelo fato de serem o meio encontrado de autenticar o documento e comprovar que tudo que está escrito ali é aceito, verídico e possui um caráter legal.
Sendo assim, um contrato digital tem esse mesmo objetivo e validade, mas o contrato digital é feito e estruturado de forma online. Nesse sentido, a assinatura digital utiliza-se da tecnologia como forma de autenticar documentos por meio eletrônicos e através de chaves criptografadas.
A legitimidade é atribuída ao documento de forma virtual, onde gestores, fornecedores, colaboradores e até os próprios clientes são capazes de assinar contratos e documentos com mais segurança de registro e de uma forma mais simples, econômica e eficiente. Ou seja, o contrato digital e a assinatura digital são excelentes ferramentas para o RH.
Como assinar contratos digitais?
Para elaborar um contrato digital, o primeiro passo é a solicitação de um certificado digital junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). As questões avaliadas durante o processo de realizar uma assinatura digital de contratos são: validação presencial, emissão do certificado digital e instalação do certificado.
Quando tais etapas estiverem cumpridas, a empresa já pode fazer a utilização de algum software de gestão que possua o recurso de assinatura digital, a fim de estruturar o contrato digital. Logo, o RH não terá dificuldades em utilizar a assinatura digital para assinar o contrato digital.
Como a assinatura digital pode ser usada no RH?
Os profissionais responsáveis pelo RH de uma empresa normalmente trabalham com inúmeros processos que envolvem papeladas admissionais e muito tempo dedicado não apenas para a análise de dados, mas também para a verificação e traslado de documentos e assinaturas.
Um dos pontos que mais dificultam a realização dessas averiguações é o arquivamento físico de todos os documentos assinados durante anos diversos, questão que seria facilmente melhorada caso fosse utilizada a assinatura eletrônica no RH. Isso se deve ao fato de que ela permite a não mais dependência da impressão, da presença física e do tempo relacionado ao armazenamento e compartilhamento das documentações.
Através da assinatura digital em contrato digital de contrato e do armazenamento na nuvem, torna- se muito mais fácil encontrar qualquer um dos arquivos os pesquisando de forma rápida, além de também ser proporcionada uma maior segurança de dados, pois apenas funcionários autorizados podem ter acesso aos arquivos.
Benefícios da assinatura digital para o RH
Confira os TOP 3 os benefícios da assinatura digital:
Economia e sustentabilidade
A papelada física armazenada gera bastante lixo e necessita de um consumo de papel grande, o que já é ultrapassado tendo em vista a realidade atual do mercado. Com a assinatura digital, há uma redução do consumo de papel e um crescimento na eficácia dos serviços, a partir da digitalização da documentação.
Agilidade e eficiência
Com a assinatura digital, os processos empresariais funcionam de forma mais rápida e ágil, visto que trazem soluções que facilitam as atividades essenciais do cotidiano da empresa. Exemplos disso são: a criação de documentos no modo automático, assinaturas e documentos armazenados na nuvem, padronização de registros e aumento da mobilidade na equipe, tornando possível a realização de trabalhos em qualquer lugar e a qualquer hora.
Segurança e proteção de dados
Fraudes em contratos físicos são muito mais comuns do que se imagina, vista a facilidade de aplicar golpes em assinaturas manuais. Sendo assim, quando os documentos são assinados de forma digital, eles ficam alocados em servidores criptografados, onde a segurança é firme e possui certificações internacionais.
RH no home office e assinatura digital
O trabalho dos Recursos Humanos não parou nem mesmo no home office, mas precisou ser adaptado de forma que se adequasse aos meios digitais. Quando a assinatura digital é implementada na empresa, o serviço do RH permite a facilitação de muitas burocracias que antes só eram resolvidas presencialmente.
Nessa perspectiva, com a assinatura digital, o RH consegue oferecer meios práticos e eficazes para que, mesmo que à distância, os colaboradores possam dar andamento às atividades e processos que estariam estagnados caso não sejam adaptados a essa nova realidade.
Como aplicar no RH?
A partir do uso de uma plataforma confiável como a da DocSales, e das ferramentas DocGen e Esing oferecidas por ela, o processo de implementação do contrato e da assinatura digital se torna muito mais simples, fácil, prático e evita falsificação.
Um contrato digital precisa admitir 3 principais requisitos para ser considerado válido e seguro, são eles: integridade, formalidade e autenticidade no documento, e todos eles você pode garantir com o DocSales!
A plataforma oferece meios de realização de assinaturas digitais e eletrônicas para empresas, profissionais liberais e plataforma de CRM, ideal para quem procura fazer contratos digitais de pequenos acordos e pequenas empresas. Sua principal e mais eficaz ferramenta de assinatura digital é a Esing, e a ferramenta voltada para times comerciais com CRM e automação de vendas é a DocGen, considerada um diferencial de mercado com proposta única de valor.
A Esing é excepcional para todo tipo de público-alvo interessado, de maneira bastante ampla, procurada principalmente por contadores, empresas de educação (faculdade, cursos), empresas de TI e consultoria. Já a DocGen traz diversos benefícios para empresas que usam CRM, emitem 100 documentos ou mais por mês, possuem 5 vendedores ou mais no time e que oferecem produtos padrões com contratos padrões.
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