A internet tem remodelado completamente nossa sociedade e a forma como nos relacionamos evoluiu, inclusive no âmbito jurídico. Qualquer forma de documentação, para ser considerada autêntica, precisa de uma assinatura. Entenda, então, como funciona a assinatura digital.
Ter documentos assinados é uma garantia de que as duas partes estão de acordo com qualquer norma. Dessa formas as condição e todos os mínimos detalhes que foram estipulados.
Além de estar buscando sempre garantir os direitos de todas as partes envolvidas no acordo. Com isso, torna-se importante entender mais sobre o assunto.
A assinatura é uma poderosa ferramenta de documentação e que desenvolve papel importantíssimo em nossa sociedade. Nesse sentido, entra a assinatura digital. Vamos entender como funciona a assinatura digital?
Antes de mais nada, qualquer documento precisa ser assinado para ser considerado legal e tenha valor. Assim, seja por conta da distância ou simplesmente por praticidade, nem sempre é possível garantir que seja feita uma assinatura de punho próprio e tal problema pode dificultar muito os processos de autenticação de documentos.
Entretanto, essa assinatura é essencial para um bom funcionamento de empresas, entidades jurídicas, entre outros órgãos e companhias que necessitam da comprovação de todas as suas ações para garantir um bom funcionamento dentro das normas da lei. É aí que entra o papel da assinatura digital – para otimizar o tempo. Mas, afinal, o que é assinatura digital e como funciona assinatura digital? A DocSales te explica.
O que é assinatura digital?
Através de uma tecnologia criptográfica, a assinatura digital é uma ferramenta que serve para garantir total segurança e autenticidade para os documentos em forma digital. Com o uso dessas chaves virtuais privadas, os documentos que são assinados dessa maneira têm completa garantia jurídica.
Dessa forma, a assinatura digital não se diferencia em nada de uma assinatura de próprio punho, a não ser por seu formato muito mais prático e tecnológico – além de otimizar muito o tempo.
Como funciona assinatura digital?
A assinatura digital é um código que está diretamente ligado a um certificado digital. Este código gera uma chave que é de propriedade única e exclusiva do detentor da assinatura. Tal certificado digital é um comprovante da posse da chave e garante segurança completa para todas as partes envolvidas na assinatura do contrato.
Quais documentos podem ter assinatura digital?
A assinatura digital é um excelente recurso para empresas, visto que permite otimizar as ações internas da companhia. Além disso, é altamente utilizada em áreas de Recursos Humanos, já que é permitida na grande maioria dos documentos eletrônicos, como, por exemplo: contratos de maneira geral, atas, documentos jurídicos, atestados médicos, especialmente em casos de home office, no qual o empregado tem a necessidade de comprovar sua condição para a empresa.
Diante disso, pela empresa DocSales, é possível assinar atos societários desde que possam ser feitos com a assinatura avançada. Nela, a assinatura está vinculada de uma forma inequívoca ao indivíduo que irá assinar. Com isso, deve conter elementos de segurança, a fim de garantir integridade ao documento, bem como detectar alteração posterior à assinatura.
Por outro lado, ainda existe a assinatura qualificada, que tem a exigência de ser realizada com um certificado digital – também denominado e-CPF -, o qual é emitido pela cadeira ICP-Brasil. Vale lembrar que a DocSales, por exemplo, não trabalha com essa modalidade. Ainda é importante mencionar que, para documentos públicos, utiliza-se esta assinatura nos atos de transferência e registro de imóveis obrigatoriamente.
Vantagens da assinatura digital
Uma das vantagens mais claras do processo de assinatura digital é que, assim como qualquer outro recurso que é feito por meio digital, os documentos não ocupam espaço de armazenamento físico e nem correm risco de serem perdidos ou danificados com o tempo. Ou seja, um dos benefícios é otimizar tempo e espaço em relação ao processo tradicional de arquivar papéis.
Ainda mais, também é possível ter um melhor fluxo dentro do ambiente de trabalho, visto que os documentos são mais facilmente enviados, recebidos e autenticados sem que seja necessária grande comoção.
Nesse sentido, a segurança é também um fator muito importante. Como os documentos são virtuais, um certificado criptografado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) que permite ter certeza da identidade dos usuários, prevenindo qualquer possibilidade de haver uma fraude, que é muito mais fácil de ocorrer quando os documentos são físicos.
Os menores custos e os cuidados com o meio ambiente também são fatores importantes a serem analisados sobre o uso de assinaturas digitais. Já que não é preciso que se tenham os documentos impressos, o processo de digitalização exclui a necessidade de aparelhos de impressão e cópia, tinta e papel, diminuindo os custos e também o impacto ambiental de se ter menos gastos com energia e matéria-prima.
A digitalização vem como mais uma forma que o avanço tecnológico possibilita de se ter um futuro com menos desperdício e danos ao meio ambiente, levando à frente a ideia que pequenas ações podem ter um impacto duradouro e de grande efeito.
Otimização de processos
Hoje em dia, otimizar o tempo no ambiente de trabalho, assim como evitar o maior número de ações desnecessárias, é uma prioridade em todos os campos de atuação. Principalmente porque o tempo é um bem precioso para fazer o melhor trabalho possível sem prejudicar a entrega.
Nesse sentido, essa otimização pode vir de diversas formas, seja na distribuição de tarefas, criação de núcleos com boa comunicação, escolhendo bem cada integrante da empresa e, claro, individualmente cada colaborador deve estar em sua melhor forma e com o radar atento para lidar com qualquer situação da melhor maneira possível. Otimizar todos esses pontos auxilia a criar um espaço propício para que o trabalho ocorra de forma organizada e flua bem.
A maior praticidade da assinatura digital também está diretamente ligada a otimizar processos. As partes que estão envolvidas no processo da assinatura precisam apenas de uma ferramenta com acesso à internet e podem, de qualquer local, realizar a assinatura e autenticar qualquer documento.
Dessa forma, o processo de digitalização permite por muito mais liberdade no dia a dia das pessoas, sem que haja qualquer imprevisto ou necessidade de adiar compromissos para que o processo de autenticação seja feito presencialmente de punho próprio.
Com tudo isso em mente, a utilização da assinatura digital tem a oferecer muitos bônus para o dia a dia, seja em empresas, órgãos públicos ou para o uso pessoal. Esta ferramenta permite que a rotina tenha um aspecto mais flexível e qualquer outra tarefa seja priorizada sem grande esforço.
A assinatura digital, portanto, garante autenticidade, integridade, reconhecimento de firma e não repúdio por parte dos envolvidos com um menor custo de recursos e tempo.
Redução de custos
Com a assinatura digital, há redução de custos em diversas áreas. Isso porque reduz custos operacionais – que, se combinado com o aumento de receitas, só aumenta o lucro líquido.
Algumas das economias são:
- Gastos com motoboy (para levar os documentos aos clientes ou parceiros);
- Menos gasto com papel, tintas e impressoras;
- Redução do custo com material de escritório;
- Aumento de clientes – sim, por causa da economia de tempo ao assinar documentos, esse tende a ser um benefício que chama muita atenção;
- Redução de custos quanto à comunicação, pois diminui a necessidade de cobrar assinaturas via telefone, reuniões e videoconferências.
Validade jurídica
Antes de mais nada, de 2001 a junho de 2020, a lei brasileira considerava como válida juridicamente a assinatura digital – baseando-se na correlação com a validade jurídica de contratos de forma remota, ou seja, não presencial. Sendo assim, qualquer documento, arquivo ou contrato assinado de forma digital era plenamente válido no meio jurídico – desde que cumprisse requisitos como: autoria, não repúdio e integridade.
No entanto, a partir de junho de 2020, a medida provisória 983/2020 definiu de maneira mais evidente os critérios de como utilizar cada tipo de assinatura digital – ao todo, sendo três tipos – e para quais documentos cada assinatura é adequada. Com isso, em setembro de 2020, a MP tornou-se a Lei 14.063.
Agora que você já descobriu como funciona assinatura digital, não deixe de conferir um dos maiores especialistas nesse ramo: a DocSales.
