O contrato digital surgiu como uma solução para as empresas e instituições de ensino, pois conseguiu substituir toda a burocracia do contrato em papel. De modo que, com esse novo modelo, o atendimento é muito mais fácil e prático. Logo, tem sido utilizado como estratégia nas companhias para otimização de tempo, redução de custos e aumento da produtividade. 

Por isso, vamos te contar 5 motivos para as instituições de ensino utilizarem esse sistema no envio e recebimento de documentos.

Tecnologia na educação

Ao contrário do que algumas pessoas pensam, a tecnologia e a educação podem ser aliadas. Logo, os mecanismos virtuais permitem que os estudantes estejam em contato com ferramentas que são frequentemente utilizadas na rotina de trabalho e pessoal.

Assim, eles conseguem desenvolver habilidades que podem ser essenciais para o sucesso de suas carreiras. Além disso, a tecnologia oferece recursos que tornam o aprendizado mais dinâmico e flexível.

Nesse sentido, durante a pandemia, os aparelhos tecnológicos mostraram a sua importância. Tão relevante que só foi possível a continuidade das aulas, mesmo a distância, devido aos computadores. Muito além disso, os meios digitais têm se tornado referência em metodologias de ensino de sucesso.

Ainda mais, o ambiente digital facilita a busca por novos conhecimentos, isto é, possibilita, em qualquer horário, a visualização de diversos conteúdos de qualidade que contribuem no ensino.  Consequentemente, o desenvolvimento dos estudantes também é aprimorado. 

Ampliando esse cenário, devido à transformação digital, as pessoas buscam estar constantemente conectadas. Com isso, os recursos multimídias evoluíram e, atualmente, são responsáveis por processos de aprendizado mais efetivos que os tradicionais.

Portanto, aulas online e videoaulas contribuem para que metodologias, mais flexíveis e adaptadas às necessidades dos alunos, fossem elaboradas pelos profissionais da educação. Desse modo, o processo de ensino fica mais interativo e, assim, aumenta o interesse dos estudantes.

Gestão de contrato e documento digital 

Os contratos digitais funcionam como os físicos, ou seja, é a validação de um acordo estabelecido entre duas partes. Em contrapartida, a diferença do contrato digital é que tanto o processo quanto o documento serão realizados por meios virtuais. Nesse sentido, o formulário é elaborado online e, assim, é assinado e armazenado digitalmente. Logo, pode ser acessado por computadores, celulares ou tablets, facilitando os acordos a distância.

No entanto, é necessário realizar uma administração desses documentos. Por isso, foi desenvolvida a gestão de contratos digitais, isto é, o setor que fica responsável por gerenciar, criar, executar e analisar o contrato digital e a assinatura digital de cada colaborador. Logo, esse processo garante maior segurança e redução de custos, já que toda a atividade é realizada de maneira online.

Logo, ao implementar essa estratégia, a instituição de ensino consegue otimizar as suas tarefas administrativas e aumentar a produtividade da equipe. Além disso, a gestão de contrato digital abre um caminho de oportunidades para tornar os negócios menos burocráticos e mais lucrativos.

Dessa forma, há diversas vantagens ao realizar esse processo, como: redução de custos (economia no transporte e impressão de documentos), produtividade (processos mais ágeis), segurança (a assinatura digital é realizada de maneira online e segura), organização (por não possuir espaço físico, é mais fácil de organizar) e monitoramento (ferramentas que facilitam a visualização de documentos).

Benefícios da assinatura digital para instituições de ensino

Falamos brevemente de alguns benefícios do contrato digital e da assinatura digital. Mas agora vamos analisar melhor esses benefícios. 

Os benefícios da assinatura digital para instituições de ensino são:

1. Menos burocracia na entrega da documentação de estágio 

Não é novidade para ninguém que a documentação de estágio é muito burocrática. São muitos relatórios de atividades, formulários de desligamento, termos de compromisso de estágio, entre outros papéis que ficam acumulados nas secretarias das universidades e escolas.  

Todos esses processos e acúmulo de papéis influenciam na qualidade dos serviços, geram atrasos, excesso de trabalho, entre outros problemas. Logo, com a assinatura digital ou com o contrato digital todo esse processo poderia ser facilitado, prático e dinâmico.

2. Matrícula e liberação de documentos de maneira online 

Anualmente, as universidades e escolas recebem diversas matrículas, principalmente no início do ano. Naturalmente, o número de procedimentos burocráticos aumenta. Por exemplo, assinatura de comprovantes de matrícula, impressão, confirmação da inscrição nas disciplinas, entre outros. 

Por outro lado, se a instituição investisse em uma plataforma de matrícula remota, com contrato digital, a assinatura digital facilitaria o processo, reduzindo o tempo e evitando o carregamento constante de arquivos nos computadores.

3. Facilidade na assinatura de documentações de pesquisas acadêmicas

Mesmo com a tecnologia presente cada vez mais no cotidiano das pessoas, ainda é comum os pedidos de bolsas, contratos de iniciação científica e pós-graduação serem realizados via papel. No entanto, a mudança para assinatura digital e contrato digital poderia trazer diversos pontos positivos como: tramitação integral da documentação, redução do consumo de papel e diminuição de arquivos físicos armazenados na instituição.

4. Solicitações simplificadas para transferência de disciplina 

O alto número de solicitações de transferência de disciplinas, quando realizadas por papel, podem gerar filas imensas nas secretarias e dificultar a análise dos formulários ou emissão de declarações, extraviar as documentações, atrasar as tarefas administrativas, entre outros imprevistos.

Em contrapartida, ao adotar o contrato digital e a assinatura digital, os processos poderiam ser mais práticos, logo a tramitação dos pedidos poderia ser expedida direto no site da escola ou universidade.

5. Praticidade na requisição de bolsas de estudo 

Por fim, outro processo que pode ser facilitado com a assinatura digital e com o contrato digital são as requisições de bolsa de estudo. Logo, toda a análise de desempenho em avaliações, declaração socioeconômica e o comprovante da bolsa poderiam ser realizados pelo ambiente virtual. Reduzindo, dessa forma, o gasto com cartuchos de impressora, consumo de papel e resultaria no aumento de produtividade dos colaboradores

Em quais documentos é possível usar? 

Se você está querendo saber como criar um contrato digital, provavelmente já deve ter ficado na dúvida sobre em quais documentos é possível utilizar a assinatura digital ou o contrato digital. Nesse sentido, esse sistema é usado para o aceleramento dos processos.

Portanto, o contrato digital pode ser aplicado nos termos de compromisso das documentações de estágio, comunicados de desligamento, comprovantes de matrículas, liberação de documentos acadêmicos e certificados de participação em congressos. 

Ainda mais, no caso dos pesquisadores, pode-se utilizar a assinatura digital para garantir a documentação de uma iniciação científica ou assinar pedidos de bolsa. Além disso, também pode ser útil nos trancamentos, transferências de curso ou mudanças de disciplina

 

O contrato digital, além de facilitar e diminuir a burocracia nos procedimentos das redes de ensino, também pode ser um aliado nas tarefas administrativas, por exemplo, contratos com prestadores de serviço, fornecedores e na assinatura digital de parcerias com outras empresas e convênios. Logo, a DocSales, é uma plataforma que ajuda as instituições na digitalização dos seus métodos e contribui para o sucesso do seu negócio.