A tecnologia garante maior segurança, agilidade e eficiência com diferentes ferramentas que podem ser utilizadas em diversas áreas. No contexto atual do mercado de trabalho, a tecnologia está cada vez mais inserida. Um escritório de contabilidade, por exemplo, pode fazer uso do sistema de assinatura digital.
Talvez você já tenha ouvido falar sobre a assinatura digital. Ela é responsável por benefícios em variados campos, oferecendo economia e otimização dos processos. Ao assinar contratos de contabilidade ou qualquer outro documento de forma tradicional, várias etapas estão envolvidas, desde impressão até deslocamento ao cartório.
Com a assinatura digital, a empresa pode eliminar diversas etapas, garantindo mais rapidez no processo de fechamento de contratos contábeis. Além disso, da mesma forma que um documento impresso precisa comprovar a identidade do emissor, a assinatura digital é a maneira que um indivíduo, instituição ou site tem para comprovar sua identidade em meios digitais.
Neste artigo, vamos explicar melhor o que é a assinatura digital e como ela funciona. Vamos falar especialmente sobre como essa ferramenta pode ser utilizada em um escritório de contabilidade. Confira!
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital é uma ferramenta tecnológica utilizada para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Ela utiliza as chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os signatários e proteger as informações.
Em resumo, a assinatura digital funciona como uma chave digital privada que assume a validade jurídica e a legalidade de uma assinatura comum no papel. A chave criptografada, quando gerada, torna-se propriedade exclusiva do signatário, que passa a ter um certificado digital para comprovar a posse da chave.
O certificado digital é então assinado por uma Autoridade Certificadora, uma pessoa em que tanto o signatário quanto o destinatário do documento confiam. Esse processo garante a autenticidade da assinatura digital e do certificado.
Em um escritório de contabilidade ou em qualquer outro negócio, os documentos eletrônicos que são assinados digitalmente contam com a mesma validade jurídica que os documentos assinados manualmente em papel e firmados em cartórios.
A assinatura digital é muito usada em setores de recursos humanos, contabilidade, saúde e direito e pode ser aplicada nos documentos de diferentes formatos. Alguns exemplos são:
- Contratos com fornecedores, clientes, parceiros, franquias, prestadores de serviço;
- Espelho de ponto de funcionários;
- Laudos e prontuários médicos;
- Atestados e prescrições médicas;
- Procurações, processos e protocolos;
- Transações on-line;
- Propostas e apólices de seguros;
- Concessões de crédito.
Onde a assinatura digital pode ser usada em escritório de contabilidade?
A assinatura digital já está sendo adotada há algum tempo no escritório de contabilidade. Contudo, a pandemia tornou as vantagens da tecnologia ainda mais visíveis. Antes, esse sistema já era útil, hoje, ele se tornou indispensável.
A assinatura digital e as ferramentas tecnológicas que estão envolvidas no processo são obrigatórios em quase todas as funções e necessidades contábeis básicas dentro de uma empresa. Afinal, quando realizado digitalmente, a assinatura de contratos e documentos é prática e segura, sendo praticamente impossível falsificar.
Em um escritório de contabilidade, o contador lida diariamente com contratos e documentos importantes. De forma manual, para realizar o fechamento do contrato, o processo envolve impressão, assinatura das vias, rubricas das páginas, deslocamento até o cartório para reconhecimento de firma das assinaturas e também o armazenamento em espaço físico.
Quando o escritório de contabilidade faz uso das ferramentas tecnológicas, a assinatura e garantia de validação dos documentos é feita digitalmente, eliminando etapas cansativas e burocráticas e oferecendo mais segurança, rapidez e eficiência.
Vantagens da assinatura digital na área de contabilidade
Agora que já te mostramos como a assinatura digital pode ser inserida de maneira proveitosa na contabilidade, vamos apontar quais são as vantagens que essa ferramenta gera.
Separamos os principais benefícios da assinatura digital para um escritório de contabilidade. Eles envolvem os pilares básicos que o sistema digital pode proporcionar para os setores do mercado: agilidade, segurança e eficiência. Veja, a seguir, quais são.
- Agilidade nos processos;
- Melhora na eficiência operacional;
- Redução de custos;
- Proteção de documentos;
- Rápida implementação das decisões;
- Economia de espaço físico;
- Melhoria na experiência para o cliente;
- Segurança nos procedimentos.
Certificado digital em escritório de contabilidade
A contabilidade é a ciência que tem como finalidade apurar e organizar não só a escrituração, mas também diversos controles das empresas e pessoas físicas. Através dos lançamentos fiscais e contábeis, a contabilidade também tem a função de demonstrar aos administradores o real cenário financeiro e econômico de seu negócio, além de auxiliar nas tomadas de decisão.
De forma geral, a contabilidade acompanha as evoluções tecnológicas e trabalha com escrituração digital. Como mencionamos, ao utilizar a assinatura digital nos documentos do seu escritório de contabilidade, é necessário emitir um certificado digital.
O certificado digital é um arquivo que garante a segurança do documento ou informação, que foi enviado legitimamente e possui validade jurídica. O uso desse arquivo digital funciona como a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica.
No momento em que se utiliza o certificado digital, é garantida autenticidade, confidencialidade e integridade às informações. Além disso, o tempo e a burocracia para assinatura de um documento são reduzidos.
Ainda dentro do setor de contabilidade, o certificado digital é utilizado também nas rotinas de autorização por assinatura e transmissão das diversas obrigações acessórias das pessoas físicas e jurídicas.
Além disso, ainda há a possibilidade de outorgar procuração, sendo possível que um contador específico ou um escritório de contabilidade utilize o e-CPF ou e-CNPJ para assinar declarações em nome do procurador.
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