Nos dias de hoje, a tecnologia tem se mostrado cada vez mais eficiente no âmbito empresarial e transformando o modo como as organizações operam no mercado. Alguns recursos tecnológicos como a assinatura digital para o RH online, têm se destacado entre diversas empresas espalhadas pelo mundo.
A assinatura digital no RH online chegou para inovar no RH e modernizar todos os processos. Considerada uma das ferramentas mais eficientes na gestão de Recursos Humanos, essa inovação no RH online possui soluções que buscam simplificar os processos, o posicionamento analítico e estratégico em relação ao RH e a economia de recursos e de tempo no trabalho.
Pensando em todos esses aspectos, preparamos esse artigo para que você compreenda melhor a função da assinatura digital no RH online.
Ao longo da matéria, você verá sobre a tecnologia no RH online, como utilizar a assinatura digital no RH online, suas vantagens e, por fim, como implementar a assinatura digital no RH online. Continue lendo!
Tecnologia no RH online
As equipes de RH das empresas estão sempre encarregadas de se envolver em diversas papeladas admissionais e quanto maior a rotatividade de colaboradores, maiores vão ser o uso de todas essas papeladas, principalmente, quando se trata de empresas de médio a grande porte.
Isso ocorre devido a maior quantidade de tempo que é dedicada à averiguação de dados, análises de documentos e o arquivamento – por bons e longos anos – de todos os documentos assinados.
Todos esses fatores podem ser melhorados com a chegada da assinatura digital no RH online, na qual promove o compartilhamento de todas as documentações com quem precisa assiná-las, sem a necessidade de manter aquilo guardado por anos, dependendo de impressões e presença física.
O armazenamento na nuvem é uma ótima ferramenta para que, somente os funcionários autorizados, possam ter acesso aos arquivos, o que facilita sua pesquisa para encontrar o arquivo desejado, de forma rápida.
Como usar assinatura digital no RH?
Aqui estão algumas situações em que a assinatura digital no RH online pode atuar beneficamente:
Contração de funcionários
A assinatura digital no RH online é capaz de tornar a admissão muito mais fácil e assertiva, visto que melhora toda a experiência do funcionário, antes mesmo de atuar em seu primeiro dia na empresa.
Gestão de funcionários
Todas as documentações necessitam ser assinadas tanto em caso de admissões, quanto nas demissões, pois ela passa a ser trabalhada de forma digital no RH online, garantindo a eficácia e agilidade no processo.
Mobilidade da equipe
Esse trabalho pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer hora, proporcionando a mobilidade da equipe, pois basta ter os respectivos acessos, o que torna o processo mais eficiente e flexível para todos os funcionários.
Vantagens da assinatura digital no RH?
Confira, a seguir, as vantagens da assinatura digital no RH:
Menor uso de papéis
Muitas empresas ainda consomem grande quantidade diária de papéis, produzindo bastante lixo e sequer notam isso. Esse consumo excessivo dos papéis, seja para impressões ou para suporte entre as atividades, é algo que não condiz com a realidade do mercado.
A busca por uma eficiência maior faz com que a maioria dos serviços sejam inovadores para os meios digitais, em que toda a documentação de uma empresa migra para a digitalização.
Sendo assim, as empresas ganham muito mais benefícios ao economizar nos papéis quando deixam de assiná-los, reduzindo o custo com impressões e contribuindo, de forma justa, para seu desenvolvimento através de métodos mais sustentáveis.
Maior eficiência
Todos gestores empresariais desejam que seus processos funcionem de maneira rápida e ágil. Ao utilizar soluções que proporcionam essa agilidade, há melhora no cotidiano da empresa e empregam uma maior eficiência nos processos.
A assinatura digital no RH online possibilita a criação de documentos de modo automático, assinando-os e armazenando-os na nuvem, reduzindo toda a lentidão dos processos. Além disso, a assinatura digital no RH online pode ser realizada pelo smartphone e a qualquer hora, uma vez que essa mobilidade auxilia nas empresas que possuem diversas unidades de escritórios ou fábricas.
Processos centralizados
Com o uso da assinatura digital no RH online, o fluxo de documentos pode ser efetivado de forma digital, o que facilita a integração de outras informações a outros sistemas. Além disso, é possível padronizar todos os registros, simplificando a criação dos documentos no RH online.
O uso de criptografia de ponta a ponta protege a assinatura digital no RH online, evitando possíveis fraudes.
Segurança no armazenamento
A assinatura digital no RH online também proporciona total segurança no armazenamento dos documentos.
Como um setor normal de RH conta com diversos arquivos físicos, muitos deles começam a estragar com o passar do tempo, além do alto custo para a armazenação dos mesmos e um problema imenso sempre que é preciso buscar por determinado documento.
Já com os documentos que possuem assinatura digital isso não ocorre, uma vez que eles ficam alocados em servidores criptografados.
Como implementar a assinatura digital no RH online?
A assinatura digital abrange diversos tipos de autenticação, como as senhas, tokens, login por SSO, SMS e a própria assinatura digital, para isso basta obter o certificado digital.
Com o uso de uma plataforma, como a DocSales, o processo de implementação de uma assinatura digital se torna muito mais simples e seguro.
Através das ferramentas adequadas, garantindo a segurança ao longo do processo, todas as empresas podem optar por utilizar esse mecanismo, a fim de validar um documento digital, visto que não é apenas para RH online.
A assinatura digital no RH online é utilizada com o objetivo de firmar contratos de compra e venda, de serviços, planos de saúde, aluguéis, automatização de acordos, entre outros tantos contratos. Tudo isso, proporcionando agilidade e concretização ao seu negócio.
Para ter acesso a um documento, é simples e rápido: basta logar na plataforma com o login e senha do usuário, realizar o upload do arquivo desejado e fixar a imagem da sua assinatura. Simples, não?
Graças a essas novas tendências de RH, foi possível eliminar aquela etapa demorada do deslocamento de contratos, fornecendo cerca de 24 a 48 horas em novas contratações.
Pensando ainda em investir em uma assinatura digital no RH online? Deixa que a DocSales cuide disso para você! Com o uso da plataforma, a assinatura digital se torna muito mais fácil e segura. Para mais informações, acesse o site da DocSales.
