A gestão paperless é uma das metodologias originadas de necessidades específicas no processo de administração de empresas nos dias atuais. Criada por uma necessidade ambiental, o sistema paperless é capaz de proporcionar importantes benefícios, que provocam consequências positivas em várias questões a serem debatidas dentro de uma organização.
Ao longo da matéria, você irá conferir o que é paperless, qual sua importância e os benefícios de seguir essa tendência. Além disso, separamos algumas dicas para colocar o paperless em prática na sua empresa, a fim de que ela se torne um ambiente mais moderno, seguro e ecológico. Continue lendo!
O que é paperless?
Na tradução literal “sem papel”, o paperless é um conceito que significa a redução de forma considerável do uso do papel no ambiente de negócios. Essa ideia já havia surgido em meados de 1970 e, desde então, vem atingindo a atualidade com sua onda de popularidade.
A digitalização é um processo que vem se expandindo cada vez mais na era da internet, banda larga, smartphones e computadores. Ela é responsável por incorporar as diversas funcionalidades que são exclusivas do formato físico.
Seguindo por outro ponto de vista, as impressoras e copiadoras desaceleram esse processo ainda que, nos dias atuais, possuem sua função e reconhecimento no âmbito empresarial.
Quando falamos de paperless, não citamos apenas o uso de tecnologias e digitalização em si, mas sim, tratamos também da consciência ambiental, economia, praticidade e segurança.
Por que essa ideia é importante?
Se a sua empresa ainda não adota o conceito paperless, saiba que a maioria das organizações ainda resistem a esse método, justamente, por desconhecerem as suas vantagens e benefícios da redução de papel, acreditando ser um investimento de alto custo mas com pouco retorno.
A seguir, separamos alguns dos principais benefícios que você precisa conhecer sobre o sistema paperless, utilizado no processo de administração das empresas:
Benefícios do paperless
São benefícios do paperless:
A redução do uso de espaços físicos e de custos
Quando nos referimos à parte financeira, o primeiro impacto é na redução da aquisição de folhas de papel ou de tinta para impressora. Logo, o custo com a manutenção desses equipamentos também irá diminuir, visto que ele será utilizado com pouca frequência.
Outros materiais que ainda trabalham com o papel, como agendas e post-its, podem ter o uso limitado ou reduzido. Por outro lado, ainda do ponto de vista econômico, podemos citar sobre o espaço físico no armazenamento dos documentos.
Esses papéis, em sua maioria, podem ser digitalizados e, dependendo do porte da empresa, é possível a instalação de novas salas para uma expansão na equipe.
Agilidade e facilidade na recuperação de informações
O problema de recorrer às buscas por documentos no arquivo morto da empresa, não ocorre quando se tem uma gestão paperless. Isso porque, com a gestão paperless, as informações ficam armazenadas em servidores na nuvem e são organizadas e indexadas, a fim de garantir uma recuperação mais ágil.
Quando alguém precisar fazer a busca de um arquivo, é só acessar o sistema de gerenciamento e realizar a busca normalmente. Em poucos segundos, a solicitação será atendida.
Aumento no nível de segurança e rastreabilidade das informações
Quando nos referimos à segurança e rastreabilidade de documentos físicos, essa se torna uma questão bastante complexa de atingir. Se não há ninguém vigiando, como iremos assegurar que uma sala teria sido acessada por pessoas não autorizadas?
Já no caso de uma gestão virtual, os documentos ficam protegidos por senhas e criptografias de ponta a ponta, garantindo a segurança.
Os softwares são construídos com controles de acesso e as permissões só são concedidas conforme suas configurações.
A redução do impacto ambiental
Por fim, um dos melhores benefícios que a gestão paperless pode oferecer e, que também tem como objetivo principal, é a redução do impacto ambiental.
Você já deve imaginar que o processo de produção de papel envolve a derrubada de árvores e aditivos químicos que contaminam a água. Essas duas ações podem ser evitadas à medida que o uso desses materiais forem reduzidos, assim, pensando por uma questão ecológica e ambiental os impactos serão diminuídos.
Mas então, se um dos benefícios é, justamente, a redução do impacto ambiental e um dos motivos causadores é a produção do papel, como reduzir esse uso? Veja, a seguir:
Como reduzir o uso de papel
Confira algumas medidas para praticar a redução do uso de papéis dentro da sua empresa, a fim de provocar uma redução no impacto ambiental:
Digitalizar documentos
Praticar a digitalização dos documentos é uma ótima estratégia de redução do uso de papel. É importante digitalizar aqueles documentos de contrato com fornecedores e clientes, passando pelos contratos dos empregados, até todos os documentos responsáveis pela contabilidade e o financeiro.
Contratar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
Para que a gestão de arquivos se torne eficaz e completa, é preciso contratar um software que seja desenvolvido especialmente para esse fim. É através desse sistema que será possível realizar o gerenciamento de informações de forma prática e simples.
Treinar os seus colaboradores
Muitas vezes, as mudanças que ocorrem dentro de uma empresa podem acabar gerando algumas inseguranças por parte dos funcionários. Por essa razão, é de extrema importância que sejam realizados todos os treinamentos necessários tanto para o uso das novas ferramentas, quanto às alterações comportamentais dos que trabalham ali.
Use assinatura digital
Quando usa-se a assinatura digital de um documento, o indivíduo alega que todas as informações presentes são legítimas e confirmam sua integridade.
Atualmente, existem três tipos de tecnologia para a assinatura digital, a fim de formalizar todas os documentos que fazem parte da assinatura digital e que proporcionam diferentes níveis de confiabilidade:
A assinatura digital simples
Essa assinatura digital busca fazer uma coleta de evidências, como endereço IP do computador, e-mail, geolocalização, entre outros.
Todas essas informações são utilizadas para provar o processo de geração da assinatura, mas sem nenhum outro tipo de tecnologia de segurança adicional, por exemplo.
A assinatura digital avançada
Esse tipo de assinatura digital é responsável por realizar a identificação do signatário, através de tecnologias como a biometria e o certificado corporativo avançado.
Por essa razão, a assinatura digital avançada possui um nível de confiabilidade e segurança mais elevado.
A assinatura digital qualificada
Já essa assinatura digital utiliza um certificado chamado ICP-Brasil. Essa possui um nível de confiabilidade mais elevado do que as assinaturas anteriores e é recomendada para quaisquer tipos de processos ou documentos. Ela é válida juridicamente desde 2022, através da MP 2202.
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