Você sabe como funciona a assinatura digital de documentos? Com a pandemia do novo coronavírus no Brasil em 2020, muitas mudanças significativas aconteceram na sociedade e, claro, no mundo corporativo. As relações agora têm que ser a distância, sem aglomerações, para evitar riscos de contaminação.
Com isso, o trabalho remoto se tornou uma realidade mais forte ainda. O home office tem muitos lados, bons e ruins. É fato que o isolamento dificultou algumas situações de trabalho e por isso as pessoas tiveram que se adaptar.
Por isso, nesse contexto, acabamos nos perguntando se determinadas coisas no mundo dos negócios podem ser realizadas a distância. Por exemplo, a assinatura de contratos e documentos. É aí que a assinatura digital de documentos entra para quebrar esse dilema.
Fechar negócios é o que faz as empresas funcionarem. É algo muito importante para o crescimento do negócio, já que estamos falando de contratos assassinados e novos clientes. A dúvida deve surgir agora: como assinar documentos a distância? E finalmente: assinatura digital de documentos como fazer?
Sem dúvidas, a assinatura digital de documentos está salvando a vida dos empreendedores. A assinatura digital de documentos já se tornou uma realidade, além de ser simples e prática de ser realizada.
O que é assinatura digital?
Assinatura digital nada mais é que a autenticidade de documentos a distância, por pessoas físicas ou jurídicas. Basicamente, é apenas uma versão moderna e prática, que elimina o papel.
A assinatura digital tem o mesmo valor do que a assinatura física, já que são praticamente a mesma coisa, apenas muda o meio pelo qual são realizadas. Nesse sentido, vale destacar que, para a assinatura de documentos de trabalho, a assinatura digital avançada é válida. Contudo, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é necessária apenas em alguns casos, a exemplo de documentos públicos, nos quais se utiliza em atos de transferência e registro de bens imóveis (compra ou venda de casa/terreno)
Ainda mais, a assinatura digital valida os quatro aspectos fundamentais de um documento, são eles: validade jurídica, autenticidade, integridade e o não repúdio.
Benefícios da assinatura digital
Mesmo sendo uma coisa que ficou mais popularizada durante a pandemia da Covid-19, a assinatura digital possui ótimos benefícios para quem está na área dos negócios. Inclusive, a assinatura digital é uma ótima opção no ambiente corporativo, mesmo após o fim do isolamento social.
Por exemplo, o avanço da tecnologia ajuda na redução de custos dos negócios. Imagine quem fecha contratos com empresas ou clientes de outro Estado ou país. A assinatura digital facilita o fechamento desse negócio, já que vai poupar a viagem, o que economiza dinheiro e tempo para a empresa.
Confira os benefícios da assinatura digital:
Os documentos ficam armazenados na nuvem
Ou seja, estão guardados nesse pen-drive que não é físico, te dando garantia de que nunca vai ser perdido. E, ainda, protegidos por criptografia. Isso impede que os documentos sejam burlados em algum dos princípios que já falamos por aqui (autenticidade, validade jurídica, integridade e não repúdio).
Rapidez e praticidade
Todos os processos, burocráticos ou nem tanto, de uma empresa começam a funcionar de maneira mais ágil. Por exemplo, em grandes empresas, um setor não vai precisar se deslocar até o outro para criar uma comunicação.
A assinatura digital vai agilizar esse processo, uma vez que não há necessidade de ter uma assinatura física.
Tráfego de informações
Como já citado anteriormente, a assinatura digital é válida em todo território nacional pelo ICP-Brasil.
Com isso, há também a vantagem do tráfego mais rápido de informações. Ou seja, toda vez que a empresa precisar de documentos originários de algum cliente, parceiro ou fornecedor, isso vai ser feito de forma muito mais rápida e sem burocracia.
Grande economia de papel
Com a assinatura digital, há uma redução significativa no uso de papel. Isso gera economia para a empresa em materiais de escritório, como ainda evita o risco desses documentos serem perdidos ou alterados. Além disso, é ótimo para o meio ambiente.
Mais facilidade em contratos de trabalho e procedimentos trabalhistas
Os contratos de trabalho e procedimentos trabalhistas nunca ficaram tão facilitados e sem burocracia com a assinatura digital. Em estágios, por exemplo, o tempo que demora para formalizar um contrato, que normalmente é sempre um processo cansativo, é bastante reduzido com a assinatura digital.
Ainda mais, toda a função do RH nesses processos é facilitada e é feita de forma mais rápida. Isso porque, com a assinatura digital, os documentos online ficam mais fáceis de serem acessados, salvando tempo e papel gasto na impressão.
Facilidades da assinatura digital para o home office
Como já mencionado, o ICP-Brasil garante a autenticidade da assinatura digital em algumas situações. Assim, o tipo de assinatura que garante precisa que a pessoa tenha um certificado digital. Logo, os documentos de empresas com contratos de prestação de serviços, trabalho e atos societários não necessitam deste tipo de assinatura.
O processo é simples, prático e rápido. Assim que uma pessoa física ou jurídica solicita uma chave privada no ICP-Brasil, ela passa a assinar também todos os documentos digitais para assegurar o acordo dos dois lados.
Isso funciona como se essa pessoa começasse a atuar como uma espécie de terceiro. Tudo feito a distância e sem dor de cabeça. No trabalho em home office, a assinatura digital ajuda os colaboradores a terem segurança e rapidez na hora de compartilhar documentos online, uma vez que estão armazenados na nuvem.
Além disso, a assinatura digital auxilia na redução de custos, já que a compra de papéis e/ou viagens de trabalho para resolver processos de documentação não serão mais necessários. Mas como isso funciona de fato?
Bom, para validar a assinatura digital, tudo isso em home office, é apenas necessário que os envolvidos tenham um certificado digital. Desse modo, você também vai precisar de um software de assinatura. É nessa plataforma que o seu documento vai ser assinado.
Esse programa realizará a criptografia, ou seja, a base para que a chave solicitada pela pessoa física ou jurídica possa produzir o documento a ser assinado. Depois de tudo isso, será gerado um pacote englobando o documento, a assinatura e o certificado do assinante. O colaborador que receber a assinatura tem que verificar a validade utilizando também seu programa de assinatura digital.
Assim, é simples. Cada um em sua casa, em home office, com seus programas de assinatura digital, recebendo e assinando documentos sem burocracia.
Como a assinatura digital ajuda no home office?
Veja como a assinatura digital ajuda no home office em alguns exemplos:
- Assinatura de contratos de trabalho;
- Autenticação de documentos trabalhistas;
- Contratos com clientes, parceiros e fornecedores;
- Procuração, protocolos e processos;
- Prontuários e atestados médicos;
- Propostas/apólice de seguro;
- Declarações.
Essas situações citadas acima são casos em que a empresa em home office não conseguiria realizar sem a assinatura digital. Isso porque todos esses documentos exigem autenticidade e segurança jurídica. Basicamente, a assinatura digital de documentos permite que a empresa não pare, mesmo em home office. Tudo está conectado pela tecnologia e isso veio para facilitar a vida dos negócios.
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