A assinatura eletrônica funciona da mesma forma que o modelo tradicional, porém, através de meios eletrônicos. A assinatura eletrônica está, aos poucos, substituindo papel e caneta e proporcionando mais agilidade e praticidade às negociações comerciais.
Hoje, a maiorias das relações são digitais, então, por que não usar a tecnologia também na hora de fechar negócios? Esse é o objetivo da assinatura eletrônica, que assegura a identidade das duas partes e pode ser usada em propostas, contratos, termos de adesão, cotações, orçamentos, entre outros documentos de venda.
Assinatura eletrônica x assinatura digital
Apesar de semelhantes, não são iguais.
A assinatura eletrônica é mais simples, e pode ser feita por praticamente todo dispositivo conectado à internet. A integridade e autenticidade da assinatura eletrônica é garantida por recursos como senhas, token, SMS, voz, e-mail de confirmação, endereço de IP do aparelho usado, foto do usuário e até geolocalização.
Já a assinatura digital exige o uso de um certificado digital, o ICP-Brasil. Neste modelo de autenticação, existem duas chaves criptográficas, uma pública e uma privada. A chave pública fica com a Autoridade Certificadora e a privada com o usuário.
A assinatura digital se torna obrigatória no caso de emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo. Esse tipo de assinatura é mais complexo porque o certificado digital emitido precisa ser homologado por uma instituição oficial.
Qual a melhor opção? Sem dúvidas, a assinatura eletrônica é muito mais rápida e prática. De qualquer forma, é importante deixar claro que ambas as assinaturas são criptografadas e, no Brasil, têm validade jurídica.
A validade jurídica da assinatura eletrônica ou digital é dada pela Medida Provisória 2200-2/2001. A MP atesta que esse tipo de assinatura tem a mesma validade da assinatura tradicional, em papel.
A assinatura eletrônica é suficiente em quase todos os casos, exceto aqueles em que a assinatura digital é exigida, como na compra e venda de imóveis, por exemplo.
Os números no Brasil
O número de certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) segue crescendo. Confira os números:
2017 – 3.587.733
2018 – 4.416.398 – Aumento de 23,10%
2019 – 5.494.732 – Aumento de 24,41%
A previsão da ICP-Brasil é que sejam emitidos aproximadamente 6,3 milhões de certificados digitais em 2020. O mês de janeiro deste ano bateu recorde. Pela primeira vez ao longo de seus 18 anos, foram gerados mais de 500 mil certificados, uma quantidade nunca antes vista neste mês do ano.
Os números mostram uma forte tendência de crescimento e revelam que empresas e pessoas estão cada vez mais acostumadas em fechar negócios e firmar contratos através da assinatura eletrônica.
As vantagens para o seu negócio
Agora que você já sabe o que é a assinatura eletrônica, a diferença em relação à assinatura digital e o cenário de uso no Brasil, conheça os principais benefícios desse recurso para a sua empresa.
Mais produtividade e agilidade
Segundo pesquisa da Avanade, empresas que digitalizam processos tendem a ter receitas até 70% maiores do que aquelas que não investem em tecnologia. Já o índice de ganho de produtividade dos funcionários fica em torno de 78%.
A digitalização e automação de processos otimiza o trabalha do seu departamento financeiro. Isso porque, ao invés de imprimir um contrato em papel, enviar para o cliente e esperar a devolutiva pelos Correios, tudo pode ser feito em poucos minutos, pela internet.
Com uma solução de assinatura eletrônica de documentos, você integra os dados de cada oportunidade do seu CRM, cria o documento de vendas e envia por e-mail ou outros meios. O cliente assina digitalmente e pronto, a negociação está firmada, com validade jurídica.
Além da sua equipe produzir mais, ela será mais ágil, realizando vendas com mais rapidez e praticidade.
Menos burocracia
A desburocratização de processos é uma das grandes vantagens da assinatura eletrônica. Eliminando tarefas manuais e repetitivas do seu time de prospecção e vendas, você conseguirá ter uma operação mais simples, tanto para o cliente quanto para os seus colaboradores.
Com uma solução completa, você consegue criar e enviar propostas, contratos, termos de adesão, cotações, orçamentos, e oferece a assinatura eletrônica com validade jurídica para que o seu cliente possa fechar negócio com você de forma simplificada e segura.
Mais lucratividade
Com a assinatura eletrônica, os seus clientes podem comprar de você e firmar contratos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Afinal, tudo acontece online. Chega de perder vendas por atender apenas no horário comercial. A conciliação de horários não será mais um problema no seu negócio e você verá seu lucro crescer consideravelmente.
Menos custos
Adotando a assinatura eletrônica, você poderá cortar gastos com: motoboy, cartório, papel, toner de tinta para impressão, caixas-arquivos, infraestrutura para armazenamento de documentos, funcionários de almoxarifado, entre outros.
Todos os seus documentos de venda estarão armazenados na nuvem para consulta online, em tempo real. O dinheiro que você economizar pode ser investido em assuntos mais estratégicos para o seu negócio.
Mais segurança
Reproduzir a grafia de uma assinatura em papel é relativamente simples, diferente da assinatura eletrônica, que tem diversas medidas de segurança (senhas, token, SMS, voz, etc) e validade jurídica dada pela Medida Provisória 2200-2/2001, como já citado.
Melhor experiência do cliente
Com a assinatura eletrônica, você fecha negócios mais rapidamente, e torna o processo bem menos cansativo e demorado, proporcionando uma experiência do cliente mais satisfatória, aumentando também a fidelização à sua marca.
E aí? Curtiu nosso post sobre assinatura eletrônica? Esperamos que tenha gostado. Saiba que, com DocSales, você tem muito mais que uma solução de assinatura digital. Clique aqui e saiba como funciona nossa ferramenta.
